Invoicing

Beim Thema Ausgangsrechnung denken wir bei Arvato ebenfalls weiter: Wir denken nicht nur an ein Dokument, welches einen Verkauf nach dem Motto „Ware geliefert, Rechnung erstellt, Prozess beendet“ abschließt. Schlecht designte Rechnungen verwirren den Endkunden oft und führen zu falschen oder verspäteten Zahlungen. Das Ergebnis ist ein hoher manueller Aufwand um Zahlungen zuzuordnen oder fälschlicherweise verschickte Mahnungen an den Endkunden. Ein gutes Design, welches auf Verständlichkeit und landestypische Gebräuche achtet, hilft daher Kosten zu sparen und die Kundenerfahrung zu verbessern. Kleinigkeiten wie das leserliche darstellen der IBAN mit Leerzeichen und einer angemessenen Schriftgröße sind einfache Tricks wie eine Rechnung optimiert werden kann. Andere Optimierungen wie das Abdrucken der Rechnungsdetails in Form eines QR Codes zum Einscannen in einer Banking App kann gerade bei jungen Käufergruppen zu signifikanten Verbesserungen führen.

Auch rechtlich betrachtet ist die Rechnungsstellung von größter Wichtigkeit. Staaten sehen in Rechnungen den Beweis einer erbrachten Leistung und somit als Beweis einer Steuerschuld gegenüber dem Finanzamt. Um Steuerhinterziehung vorzubeugen konnten gerade in den letzten Jahren zunehmend strikter werdende Regelungen rund um die Rechnungserstellung und Rechnungsübermittlung beobachtet werden. Der größte Trend in diesem Bereich ist aktuell das E-Invoicing, bei dem im B2B Umfeld Rechnungen teilweise verpflichtend elektronisch übermittelt werden. Nicht selten geht eine Kopie direkt an den Staat. Somit ist es nicht verwunderlich, dass schon im Einkauf viele Endkunden jene Firmen ablehnen, die nicht entsprechende Standards in der Rechnungsstellung versprechen. Um dem vorzubeugen und sicher zu stellen, dass Rechnungen immer korrekt beim Endkunden ankommen verfolgen wir bei Arvato Supply Chain Solutions diese Änderungen in den rechtlichen Anforderungen sehr genau und stellen proaktiv unseren Kunden entsprechende Lösungen zur Verfügung.