Elektronischer Datenaustausch

EANCOM und BWA

Der elektronische Datenaustausch als effizientes Rationalisierungsinstrument wird für alle Marktteilnehmer immer wichtiger. Die VVA hat dies schon sehr früh erkannt und war eine der ersten Verlagsauslieferungen, die den EANCOM Standard umgesetzt hat. So sind alle Bestellanstalten und zahlreiche Großkunden aus dem Buch- und Nebenmarkt bereits seit vielen Jahren direkt mit der VVA-Gruppe über die verschiedenen EANCOM Schnittstellen (Orders, Order Response, Invoice, Despatch Advise und Pricat) verbunden.

Die meisten Warenwirtschaftssysteme, welche im Buchhandel eingesetzt werden, verarbeiten allerdings nach wie vor nur das Branchenformat BWA. Auch dieses Format wird von der VVA-Gruppe durch den  packstückbezogenen Lieferschein (L101) sowie die Rückmeldungen (M101) und Vertreterdateien (B101) unterstützt.

Direktanbindung

Um es dem Buchhandel möglichst einfach zu ermöglichen, auch die von der VVA-Gruppe ausgelieferten und größtenteils nicht in den Barsortimentskatalogen gelisteten Produkte, z.B. von Spielwaren-Verlagen, zu bestellen, kann seit Mitte 2011 eine sogenannte Direktanbindung genutzt werden.

Hierbei wird auf einem VVA-Server ein persönliches Postfach eingerichtet, in welches Sie Ihre Bestellungen für alle Kommittenten der VVA-Gruppe im BWA Format ablegen können. Bestellungen, die bis 19 Uhr dort eintreffen, werden noch am gleichen Tag fakturiert und starten am nächsten Morgen in der Kommissionierung. Aus dem Postfach können Sie dann auf Wunsch auch Ihre elektronischen Lieferscheine abholen.

Sprechen Sie mit Ihrem Warenwirtschaftsanbieter, ob er diese Option unterstützt. Die Zentrale Handelsbetreuung berät Sie gerne, ob eine Direktanbindung für Sie Vorteile bringt.

Elektronischer Lieferschein

Die notwendige Effizienzsteigerung in der Buchbranche hat die VVA auf vielen Gebieten umgesetzt – so auch im Bereich der elektronischen Datenübertragung.

Ein wichtiges Ergebnis ist der packstückbezogene elektronische Lieferschein, umgesetzt in enger Abstimmung mit Warenwirtschaftsanbietern und den Bestellanstalten. Der elektronische Lieferschein ermöglicht mit nur einem Handgriff die Buchung des Wareneingangs.

Wir haben für Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen sowie Ihre Ansprechpartner zum elektronischen Lieferschein zusammengestellt.

Reiseaufträge und elektronischer Datenaustausch

Vertreter besuchen regelmäßig Ihre Buchhandlung und informieren Sie über die kommenden Bestseller. Für die Erfassung Ihrer Bestellungen nutzt der Vertreter dann meistens ein Laptop-System, über welches die Daten direkt an die VVA übermittelt werden.

Leider ist diese Bestellung dann nicht in Ihrem Warenwirtschaftssystem. Erste Abhilfe schafft nach wie vor eine so genannte »Vertreterdatei«, welche aus dem Laptop-System vom Vertreter erzeugt werden kann und die Sie dann in Ihre Warenwirtschaft einspielen können.

Fehlende Referenznummern Ihrer Bestellungen im Warenwirtschaftssystem verhindern aber eine automatische Zuordnung von Auftrag und elektronischem Lieferschein. Die VVA hat für dieses Problem eine Lösung mit einigen Anbietern von Warenwirtschaftssystemen erarbeitet. Dabei erzeugt der Server der VVA die »Vertreterdatei« in dem Moment, wo das Laptop-System die Daten an die VVA übermittelt. Sie finden am nächsten Tag in Ihrem Postfach bei der Bestellanstalt eine »Vertreterdatei« (B101) mit eindeutiger Referenznummer.

Spielen Sie diese nun in Ihr Warenwirtschaftssystem ein, haben Sie sowohl alle Informationen über die beim Vertreter bestellten Artikel, als auch eine eindeutige Referenznummer je Bestellposition. Nach der Auslieferung können Sie den elektronischen Lieferschein wie gewohnt nutzen. Der Wareneingang erledigt sich quasi automatisch.