Anlieferrichtlinien
Ennigerloh

1.1 Ziel der Anlieferrichtlinie

Die Arvato Distribution GmbH (im folgenden „Arvato“) betreibt als Dienstleister für ihre Kunden moderne, teilautomatisierte Lager- und Logistiksysteme. Um eine reibungslose, logistische Abwicklung im Wareneingang von Arvato in der Betriebsstätte der B Logistik GmbH in Ennigerloh sicherzustellen sowie zusätzlichen Klärungs- und Korrekturaufwand zu vermeiden, ist die strikte Einhaltung von logistischen, administrativen und organisatorischen Grundsätzen notwendig.

Die vorliegende Anlieferrichtlinie stellt allgemeine Regeln auf, nach denen Materialien für Arvato oder für ihre Kunden angeliefert werden, welche Informationen jeweils begleitend zu einer Anlieferung vorliegen müssen und welche Ladehilfsmittel und Verpackungen verwendet werden dürfen. Weiter regelt diese Richtlinie das Vorgehen bei Abweichungen sowie die Zuständigkeiten zur Einhaltung dieser Regeln.

1.2 Geltungsbereich

Sofern nicht anderweitig abweichend geregelt (bzw. betriebsstätten- oder produktspezifisch), ist die vorliegende Anlieferrichtlinie für alle Lieferungen von Handelswaren, Hilfs-, Roh- oder Betriebsstoffen (im folgenden Material oder Artikel) an die Betriebsstätte der B Logistik GmbH, unabhängig vom Kunden oder Lieferanten, gültig. Diese Richtlinie ist Bestandteil der allgemeinen Geschäftsbedingungen der Arvato sowie der kundenspezifischen Verträge.

Sie tritt in der o.g. Version zum ebenfalls dort genannten Datum in Kraft und gilt bis auf Widerruf durch Arvato.

1.3 Gefahrenübergang, Warenannahme unter Vorbehalt

Der Lieferant trägt die Gefahr für Beschädigung und Untergang der Ware bis zur Abnahme der Ware durch Arvato. Die Anlieferung an den Wareneingang der Betriebsstätte der B Logistik GmbH gilt in keinem Fall als Übergabe oder Abnahme.

Die Warenannahme erfolgt grundsätzlich unter Vorbehalt einer durch einen späteren Zeitpunkt durchzuführenden Wareneingangskontrolle. Bei der Warenannahme wird lediglich die Anzahl der angelieferten Kolli (Paletten, Kartons etc.) sowie die äußerliche Unversehrtheit der Versandverpackung quittiert.

Soweit Beschädigungen der Waren bereits bei der Anlieferung erkennbar sind, lässt B Logistik sich diese vom Transportführer auf dem Frachtbrief bzw. auf dem Scanner des Frachtführers bestätigen.

Die angelieferte Ware gilt als durch B Logistik im Namen von Arvato abgenommen, wenn sie einer Wareneingangskontrolle unterzogen wurde. Erst dann geht die Ware in die Verantwortung und in den Gewahrsam von B Logistik im Namen von Arvato über.

1.4 Abweichungen von dieser Richtlinie

Für die Kontrolle der Einhaltung dieser Anlieferrichtlinie sind die Mitarbeiter des zentralen Wareneingangs von B Logistik verantwortlich.Die Mitarbeiter führen zu diesem Zwecke bei der Vereinnahmung von Lieferungen eine Checkliste, nach der Abweichungen von dieserRichtlinie festgestellt und in einem Mängelbericht protokolliert werden.Von dieser Richtlinie abweichende Anlieferungen verursachen im zentralen Wareneingang einen erheblichen Aufwand für die Klärungsowie die von Standardprozessen abweichende Warenvereinnahmung.

Arvato behält sich vor, diesen Mehraufwand an den Kunden oderan den Lieferanten zu berechnen. Für die Einhaltung dieser Richtlinie durch den Lieferanten ist der Kunde verantwortlich, die ArvatoKundenbetreuung kommuniziert daher aufgetretene Mängel an den Kunden.

2.1 Notification  

All deliveries shall be notified via e-mail to Arvato’s Customer Service two working days before the delivery date at the latest, together with the relevant shipment information. This can be done by forwarding the delivery note in advance (see 2.2) or by filling out the notification template. The notification template may be requested from Arvato‘s Customer Service.

On time acceptance cannot be guaranteed for deliveries which are either not notified or are notified within two working days prior to delivery.

2.2 Delivery Note

A delivery note shall be attached to every delivery. If several items are delivered in one consignment, a collective delivery note shall be issued.

The delivery note describes the contents of the delivery and must contain at least the following information:

• Supplier with address and contact person
• Delivery dateDelivery address and customer/consignee
• SAP purchurchase order number, including bar code
• SAP item number and item descriptionQuantity per item
• In the event of deviations from the ordered quantity: indication of the overdelivered/underdelivered quantity difference
• Number of items per delivery unit and sub-delivery unit
• Number of packages (pallets, cartons, etc.)

The following information shall be provided where relevant:

• Material version
• Shelf life date
• Serial numbers or intervals with error/interruption log

For numbers of items, weights and dimensions, the values determined by Arvato during the incoming goods inspection are binding. In the case of hazardous goods, a transport document shall also be handed over in accordance with ADR regu­lations.

The delivery driver must be qualified to transport hazardous goods (ADR certificate). The vehicle must have a special ADR approval for the transport of hazardous goods (in particular equipment for labelling and the carrying of a fire extinguisher).

3.1 Delivery Units and Labelling

A separate consignment shall be delivered for every customer (consignee). Mixed shipments are not permitted. Packaging units shall always be delivered as single items; several items may not be packed mixed in one tangible unit (packaging/delivery unit). The packaging unit must be accessible and directly storable and must provide basic protection against contamination. The maximum weight of a packaging unit is 10 kg. Items shall be delivered in fixed, controllable quantities (delivery unit). If the number of items per delivery unit differs significantly from the expected quantity delivered, meaningful, constant partial quantities (sub-delivery unit) shall be created within a delivery unit.

The separation between the sub-delivery units may be made for example by bundling (banding/strapping together), insert sheets, angled packing (interleaving) or counting strips, and shall be observed for the entire delivery. If any quantities remain, the delivery quantity of the packaging unit used shall be specially marked.

In the case of posters, a packaging unit shall be made visible by attaching one counting strip per 100 items. Posters shall be stacked at least 2 cm from the edges with edge protection. If a poster consists of several parts and these are not assembled to form a set, the individual parts shall be delivered separately on one pallet each.

Every delivery unit shall be provided with a label2 showing the following information:

• Customer
• SAP item number
• SAP item designation
• Quantity per delivery unit
• Where appropriate, version/language/batch designation/shelf life date

3.2 Ladehilfsmittel und Verpackung

Untreated Euro pallets in accordance with UIC standard 435-4 are generally approved as loading aids. The pallets must be undamaged and in perfect working order.

The following dimensions shall be observed:

• Maximum width 800 mm
• Maximum length 1,200 mm
• Optimum height 1,350 mm
• Maximum height 1,680 mm
• Maximum weight 1,000 kg

The above dimensions may be exceeded only if the basic item dimensions exceed the basic dimensions of the Euro pallet or if the height of the item exceeds the maximum height indicated. In this case, Arvato’s Customer Service shall be informed before delivery.

Pallet deliveries shall always consist of one single item. Sufficiently thick cardboard shall be placed between each layer of a pallet. Pallets may not be overpacked at any point. Bulges or lopsided loads caused by slipping as well as transport damage shall be excluded by means of effective transport securing devices, for example outer cartons, shrink film or bands/straps. The materials used to secure loads may not exceed the above-mentioned maximum dimensions and may not hang freely or flap. For clearance of the pallets shall be guaranteed. Only untreated Euro pallets in perfect condition shall be exchanged. Exchange of IPPC treated pallets cannot be guaranteed. Mesh boxes, one-way pallets and plastic pallets are not permitted for reasons of storage organization. The use of steel strips for securing pallets is not permitted.

The following are approved as packaging materials:

• Cartons
  Wellkarton/ Kartonagen mit Wiederverwertungsgarantie/ Stülpkartons Beschriftung nur mit umweltverträglichen Farben

• Films
  Marked PET, PP  

• Strapping
  Marked PE, PP  

• Top boards
  Natural wood

• Stickers
  Those which do not hinter material recycling

• Fillers
  Only recyclable materials, e.g. corrugated cardboard

Furthermore, the regulations of the Waste Recycling Law, the Packaging Directive and the Hazardous Goods and Hazardous Substances Regulation apply. In accordance with statutory requirements, all materials used for packaging shall be clearly marked with the „GREEN Dot“, the recycling symbol of Duales System Deutschland AG (DSD), and/or with recycling symbols.

Download: Delivery Guideline Ennigerloh.pdf