Delivery Guideline
Ennigerloh

1.1 Objective of the Delivery Guideline

Arvato Distribution GmbH (hereinafter referred to as “Arvato“) operates modern, semi-automated warehouse and logistics systems as a service provider for its clients. Strict adherence to logistical, administrative and organizational principles is necessary to ensure smooth logistic handling in Arvato's central incoming goods department and to avoid additional clarification and correction effort.

This Delivery Guideline lays down general rules according to which materials are delivered to Arvato or its clients, which information must accompany an inbound delivery, and which loading aids and packaging may be used. The Guideline also regulates the procedure to be followed in the event of deviations and the responsibilities for compliance with these rules.

1.2 Scope of Application

Unless otherwise specified (or depending on the location or product), this Delivery Guideline shall apply to all deliveries of merchandise, consumables, raw materials or supplies (hereinafter referred to as “material“ or “item“) to Arvato, irrespective of the customer or supplier. The Guideline forms part of Arvato‘s General Terms and Conditions and customer-specific contracts. It shall come into force in the version named in the header on the date also mentioned therein and shall be valid until revoked by Arvato.

1.3 Transfer of risk, acceptance of goods subject to reservation of title

The supplier shall bear the risk of damage to and destruction of the goods until acceptance of the goods by Arvato. Delivery to the goods receiving department of B Logistik GmbH shall in no case be deemed to be handover or acceptance.

Acceptance of the goods is always subject to an incoming goods inspection to be carried out at a later date. Upon receipt of the goods, only the number of delivered packages (pallets, cartons, etc.) and the external intactness of the shipping packaging shall be acknowledged.

If damage to the goods is already apparent upon delivery, B Logistik will have this confirmed by the carrier on the consignment note or on the carrier's scanner.

The delivered goods shall be deemed to have been accepted by B Logistik on behalf of Arvato if they have been subjected to an incoming goods inspection. Only then will the goods be transferred to the responsibility and custody of B Logistik on behalf of Arvato.

1.4 Deviations from this Directive

The employees of the central goods receipt department of B Logistik are responsible for monitoring compliance with this delivery guideline. For this purpose, the employees maintain a checklist when they receive deliveries, according to which deviations from this guideline are determined and recorded in a defect report. Deliveries that deviate from this guideline cause considerable effort in the central goods receipt department for clarification and goods receipt that deviates from standard processes.

Arvato reserves the right to charge this additional expense to the customer or supplier. The customer is responsible for compliance with this guideline by the supplier; Arvato customer support therefore communicates any defects that have occurred to the customer.

2.1 Avisierung

Jede Anlieferung ist spätestens zwei Werktage vor dem Anlieferdatum mit den relevanten Sendungsinformationen per Mail an die jeweils zuständige Arvato Kundenbetreuung zu avisieren. Dies kann in Form der Weiterleitung des Lieferscheins vorab (s. Kapitel 2.2) oder Ausfüllen der Vorlage zur Avisierung erfolgen. Die Vorlage zur Avisierung kann bei der Arvato Kundenbetreuung angefragt werden.

Für Anlieferungen, die nicht oder innerhalb der zwei Werktage vor Anlieferung avisiert werden, kann die zeitige Annahme nicht garantiert werden.

2.2 Lieferschein

Jeder Anlieferung ist ein Lieferschein beizulegen. Bei Anlieferungen von mehreren Artikeln einer Lieferung ist ein Sammellieferschein zu generieren.

Der Lieferschein beschreibt die Anlieferung inhaltlich und muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Lieferant mit Anschrift und Kontaktperson
• Lieferdatum
• Lieferanschrift und Kunde/ Warenempfänger
• SAP-Bestellnummer, inkl. Barcode
• SAP-Artikelnummer und Artikelbezeichnung
• Menge je Artikel
• Bei Abweichungen von der Bestellmenge: Angabe der über-/ unterlieferten Mengendifferenz
• Stückzahl je Anliefereinheit und Unteranliefereinheit
• Anzahl Kolli (Paletten, Kartons etc.)

Folgende Informationen sind anzugeben, wenn relevant:

• Version des Materials
• Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)
• Seriennummern bzw. -Intervalle mit Fehler-/Unterbrechungsprotokoll

Für Stückzahlen, Gewichte und Maße sind die von B Logistik bei der Wareneingangskontrolle ermittelten Werte maßgeblich. Bei Gefahrgut ist zusätzlich gemäß den ADR-Vorschriften ein entsprechendes Beförderungspapier zu übergeben.

Der Anlieferungsfahrer muss über eine Qualifikation zur Gefahrgutbeförderung (ADR-Bescheinigung) verfügen. Das Fahrzeug muss für die Beförderung von Gefahrgut über eine spezielle ADR-Zulassung verfügen (hier insbesondere Ausrüstung für Bezettelung und das Mitführen eines Feuerlöschers).

3.1 Anliefereinheit und Kennzeichnung

Grundsätzlich ist je Kunde (Warenempfänger) eine separate Sendung anzuliefern. Mischsendungen sind nicht zulässig.
Verpackungseinheiten sind grundsätzlich artikelrein anzuliefern; in einer greifbaren Einheit (Verpackungs-/ Anliefereinheit) dürfen mehrere Artikel nicht gemischt verpackt sein.

Die Verpackungseinheit muss greifbar und direkt einlagerfähig sein. Diese muss einen grundsätzlichen Schutz gegen Schmutz bieten. Das Höchstgewicht einer Verpackungseinheit beträgt 10 kg. Artikel sind in fixen, kontrollierbaren Mengen anzuliefern (Anliefereinheit).

Weicht die Anzahl der Artikel je Anliefereinheit deutlich von der erwarteten Abgabemenge ab, so sind innerhalb einer Anliefereinheit sinnvolle, konstante Teilmengen (Unteranliefereinheit) zu bilden. Die Trennung zwischen den Unteranliefereinheiten kann z.B. durch Bündelung (Banderolen), Einlegeblätter, Verschränkung oder Zählstreifen erfolgen und ist für die gesamte Anlieferung einzuhalten. Bei Restmengen ist die Anliefermenge der entsprechenden Verpackungseinheit besonders zu kennzeichnen.

Bei Plakaten ist eine Verpackungseinheit durch Einbringen eines Zählstreifens pro 100 Stück sichtbar zu machen. Plakate sind mindestens 2 cm kantenfern mit Kantenschutz abzustapeln. Besteht ein Plakat aus mehreren Teilen und sind diese nicht zum Set konfektioniert, so sind die Einzelteile getrennt auf jeweils einer Palette anzuliefern.

Jede Anliefereinheit ist mit einem Etikett zu versehen, das die folgenden Informationen umfasst: 

• Kunde
• SAP-Artikelnummer
• SAP-Artikelbezeichnung
• Menge je Anliefereinheit
• Ggfs. Version/ Sprache/ Chargenkennzeichen/ MHD

Ein Muster des Etiketts kann bei der Arvato Kundenbetreuung angefragt werden.

3.2 Ladehilfsmittel und Verpackung

Als Ladehilfsmittel sind grundsätzlich naturbelassene Europaletten nach UIC-Norm 435-4 zugelassen. Die Europaletten müssen unbeschädigt und in einwandfreiem Zustand sein.

Dabei sind die folgenden Maße einzuhalten:

• Breite maximal 800 mm
• Länge maximal 1.200 mm
• Höhe optimal 1.350 mm
• Höhe maximal 1.680 mm
• Gewicht maximal 1.000 kg

Die oben genannten Maße dürfen nur überschritten werden, wenn die Artikelgrundmaße die Grundmaße der Europalette überschreiten, bzw. die Artikelhöhe die genannte Maximalhöhe übersteigt. In diesem Fall ist die Arvato Kundenbetreuung vor Anlieferung hierüber zu informieren.

Palettenanlieferungen sind grundsätzlich artikelrein zu halten. Zwischen jede Lage einer Palette ist eine ausreichend dicke Pappe zu legen. Paletten dürfen an keiner Stelle überpackt sein. Ausbeulungen oder schiefe Ladungen durch Verrutschen sowie Transportschäden sind durch wirksame Transportsicherungen auszuschließen, z.B. mithilfe eines Umkartons, von Schrumpffolie oder einer Banderole. Die Materialien zur Ladesicherung dürfen die oben genannten Maximalmaße nicht überschreiten und dürfen nicht flattern. Der Fußfreiraum der Paletten ist zu garantieren. Es werden ausschließlich unbehandelte Europaletten im einwandfreien Zustand getauscht. Der Tausch von IPPC behandelten Paletten kann nicht garantiert werden.

Als Verpackungsmaterialien zugelassen sind:

• Kartonage
  Wellkarton/ Kartonagen mit Wiederverwertungsgarantie/ Stülpkartons Beschriftung nur mit umweltverträglichen Farben

• Folien
  PET, PP gekennzeichnet

• Umreifungen
  PE, PP gekennzeichnet

• Deckbretter
  Naturholz

• Aufkleber
  die nicht die stoffliche Wiederverwertung behindern

• Füllstoffe
  Ausschließlich recyclingfähige Materialien: z.B. Wellpappe

Gitterboxen, Einweg- und Kunststoffpaletten sind aus lagerorganisatorischen Gründen nicht zulässig. Bandeisen sind zur Sicherung der Paletten nicht zugelassen. Zusätzlich gelten die jeweils sich ergebenden Vorschriften aus dem Kreislaufwirtschaftsgesetz, der Verpackungsverordnung sowie der Gefahrstoff- und Gefahrgutverordnung. Sämtliche zur Verpackung eingesetzten Materialien sind gemäß den gesetzlichen Vorgaben mit dem „Grünen Punkt“, dem Wiederverwertungssymbol der Duale System Deutschland AG (DSD), und/ oder mit den folgenden Wertstoffsymbolen eindeutig zu kennzeichnen.

Download: Anlieferrichtlinien-Ennigerloh.pdf