Logistica Paperless

Abbiamo intervistato il nostro collega Dr. Jens Muth-Böhm, che lavora nel Team di Digital Acceleration, creando valore per i nostri clienti e i loro clienti finali utilizzando la digitalizzazione per aumentare l'efficienza operativa. 

Ci può spiegare brevemente in cosa consiste l'iniziativa Paperless Logistics?

Le ragioni principali che hanno portato alla creazione di questa iniziativa sono due: in primo luogo, la sostenibilità sta diventando sempre più una priorità per i nostri clienti e anche noi di Arvato abbiamo annunciato un piano d'azione per diventare carbon neutral entro il 2030. In secondo luogo, i processi cartacei sono inefficienti e costosi a causa dell'uso di materiali di consumo, della produttività che ne consegue e della loro elevata vulnerabilità dovuta alla dipendenza dalle stampanti.

Pertanto, la nostra Iniziativa Logistica Paperless mira a digitalizzare tutti i documenti ad alto volume che vengono stampati ripetutamente e a ottimizzare i relativi processi logistici. Si tratta di documenti per i clienti finali, come fatture, bolle di consegna e di documenti utilizzati nei processi di magazzino, come liste di prelievo o liste di carico.

Come si integra la digitalizzazione dei documenti del cliente finale nei processi logistici esistenti e come questo contribuisce alla sostenibilità?

Immaginate un ordine B2C in cui vengono stampati e allegati al pacco una fattura, una bolla di consegna, un documento di reso e un'etichetta di reso. Dato l'elevato numero di ordini B2C annuali, le aziende stampano ogni anno milioni di pagine, che possono essere evitate grazie alla digitalizzazione: I clienti finali possono ricevere questi documenti via e-mail o semplicemente scaricarli dall'area clienti del negozio web. Per questo motivo i documenti dei clienti finali sono un punto importante della nostra iniziativa.

Per digitalizzare questi documenti, abbiamo creato un sistema di gestione dei documenti (Document Management System o "DMS"), che è un'orchestrazione di servizi già esistenti (ad esempio un archivio a prova di audit) e una soluzione per fornire questi documenti in formato digitale agli utenti finali. La fornitura di questi documenti può essere facilmente integrata nei processi logistici esistenti, poiché il DMS è direttamente collegato all'infrastruttura esistente, come SAP o i servizi di magazzino.

Che impatto ha la digitalizzazione sull'efficienza e l'accuratezza dei nostri processi logistici?

L'assenza di carta semplifica la vita della logistica. Ci saranno meno problemi legati al GDPR e meno reclami grazie a una comunicazione trasparente e accurata con i clienti. I tempi di elaborazione della logistica possono essere ridotti, diventano scalabili e adattabili ai cambiamenti futuri dell'azienda. Basti pensare al processo di imballaggio: Il dipendente non deve più aspettare i documenti stampati (ad esempio una fattura) e poi inserirli a mano nel pacco prima di sigillarlo.

Ci sono delle sfide che si presentano quando si passa ai documenti digitali dei clienti finali? Come si possono superare?

Sì, ce ne sono. I nostri clienti spesso temono che, senza le fatture cartacee, aumenterà il numero di inadempienze e di richieste al servizio clienti. Ma i dati semplicemente non ci dicono questo per i clienti che stanno facendo questo passaggio. Naturalmente, questo cambiamento deve essere gestito con attenzione e comunicato con largo anticipo per superare le preoccupazioni iniziali.

Inoltre, le strategie di sostenibilità guidate di nostri clienti si concentrano solitamente sul processo di produzione. Facendo riferimento e mettendo in mostra marchi simili, noi e i nostri esperti ESG consigliamo ai clienti di considerare tutti gli aspetti del diventare più sostenibili, compresa la loro catena di approvvigionamento.

Quali vantaggi si aspettano i nostri clienti dalla digitalizzazione delle fatture/documenti dei clienti finali?

I vantaggi si manifestano a vari livelli: La sostenibilità riceve un impulso grazie alla possibilità di evitare materiali di consumo superflui. Si possono ottenere risparmi sui costi grazie alla riduzione dei materiali di consumo, agli investimenti in infrastrutture di stampa e alla riduzione dei tempi di processo. Infine, il cliente finale trae vantaggio da un'esperienza perfetta e snella. Poiché l'intero settore dell'e-commerce si sta orientando verso processi completamente privi di carta, molti clienti stessi richiedono ora servizi completamente digitali.

Può spiegare brevemente come la "Customer Experience Cloud" si inserisce nell'iniziativa Paperless Logistics e di cosa si tratta?

Il "Customer Experience Cloud" (CXC) è il prodotto digitale di Arvato per migliorare l'esperienza post-acquisto dei clienti finali dei nostri clienti. Uno dei servizi chiave è il "Centro resi online", un servizio completamente gestito e integrato che consente ai clienti finali di registrare digitalmente i loro resi. L'opzione di generare un codice QR per i resi del corriere e anche per i resi al dettaglio rende obsolete le etichette di reso prestampate.

Inoltre, è possibile eliminare altri documenti di reso perché tutte le informazioni rilevanti sono fornite dalla registrazione digitale dei resi. Per un'esperienza digitale pienamente coerente, la digitalizzazione delle fatture e delle bolle di consegna tramite il sistema di gestione dei documenti è parte essenziale della nostra offerta.

Ci può fare qualche esempio di chi si è mosso per la prima volta verso il paperless in Arvato? E può fornirci alcune cifre che mostrano l'impatto della logistica senza carta?

Uno dei nostri clienti, un produttore tedesco di scarpe che serve il mercato europeo, è passato completamente al paperless: sia per i clienti finali che per i documenti di processo del magazzino. Un altro cliente, leader del mercato europeo della moda, è passato al digitale per le comunicazioni con i clienti finali, risparmiando 2,2 tonnellate di carta a settimana!

Un produttore giapponese di componenti elettronici ha adottato proattivamente l'approccio paperless per gli ordini B2B. I suoi clienti possono configurare quali documenti sono richiesti in forma cartacea e quali possono essere forniti in forma digitale. Ciò consente un enorme potenziale di risparmio.

Altri clienti si affidano a soluzioni ibride: i documenti vengono forniti in formato digitale e cartaceo, con l'obiettivo di evitare la carta in futuro. L'obiettivo dei marchi in questo caso è quello di adattare gradualmente e con attenzione il comportamento dei clienti.

Prospettive e invito all'azione: Come immaginate il futuro della logistica senza carta e della digitalizzazione dei processi in termini di sostenibilità? Quali altri passi intendete compiere per far progredire la digitalizzazione nella logistica?

Abbiamo già ottenuto molto, ma siamo solo all'inizio. Sono lieto che i processi per le nuove aziende Arvato siano progettati per essere il più possibile privi di carta e che i cambiamenti all'interno dell'organizzazione siano sempre più guidati dall'obiettivo di risparmiare carta. Nel complesso, questa iniziativa ci offre l'opportunità non solo di risparmiare carta ed energia e quindi di avere un impatto positivo sui nostri obiettivi di sostenibilità, ma anche di risparmiare sui costi.

Tuttavia, è necessario fare ancora molto lavoro a livello di comunicazione verso i clienti finali, e questo richiede tempo. La forte collaborazione con i nostri rappresentanti ESG di Arvato ci sta aiutando a diffondere il messaggio. L'eliminazione della carta può essere un vero e proprio cambiamento per la nostra strategia di sostenibilità e, cosa altrettanto importante, per le nostre prestazioni finanziarie. Non è mai troppo tardi né troppo presto per dare il via alla trasformazione.

Cosa possono fare i nostri dipendenti per agevolare ulteriormente la missione di diventare un'azienda di logistica completamente priva di carta?

Molto. Si parte da una piccola scala: spesso l'uso della carta può essere evitato da un punto di vista organizzativo. Chiedetevi se è davvero necessario stampare un determinato documento. E parlate con il titolare dell'azienda o con l'account manager se avete idee per digitalizzare il processo.