Kağıtsız Lojistik

Operasyonel verimliliği artırmak için dijitalleşmeyi kullanarak müşterilerimiz ve onların son müşterileri için değer yaratan Dijital Hızlandırma Ekibimizde çalışan meslektaşımız Dr. Jens Muth-Böhm ile bir röportaj gerçekleştirdik.

Bize Kağıtsız Lojistik girişiminin ne olduğu hakkında kısa bir bilgi verebilir misiniz?

Bu girişimi başlatmamızın iki ana nedeni var: Birincisi, sürdürülebilirlik müşterilerimiz için giderek daha fazla öncelik haline geliyor. Bu nedenle Arvato olarak biz de 2030 yılına kadar karbon-nötr olmak için bir eylem planı açıkladık. İkincisi, kağıt bazlı süreçler, sarf malzeme kullanımı,  üretkenlik kaybı ve yazıcı altyapısına olan yüksek bağımlılık nedeniyle hem maliyetli hem de verimsizdir.

Bu nedenle, Kağıtsız Lojistik Girişimimiz, tekrar tekrar basılan tüm yüksek hacimli belgeleri dijitalleştirmeyi ve ilgili lojistik süreçlerini optimize etmeyi amaçlamaktadır. Bu, faturalar ve irsaliyeler gibi son müşteri belgelerinin yanı sıra, toplama listeleri veya yükleme listeleri gibi depo süreçlerinde kullanılan belgeleri de içerir.

Nihai müşteri belgelerinin dijitalleştirilmesi mevcut lojistik süreçlerine nasıl entegre edilir ve sürdürülebilirliğe nasıl katkıda bulunur?

Bir fatura, bir irsaliye, bir iade belgesi ve bir iade etiketinin basıldığı ve paketle birlikte gönderildiği bir B2C siparişi düşünün. Çok sayıda yıllık B2C siparişi göz önüne alındığında, şirketler her yıl süreçlerini dijitalleştirerek önlenebilecekleri milyonlarca sayfa basmaktadır: Son müşteriler bu belgeleri e-posta yoluyla alabilir veya web mağazasındaki müşteri alanından indirebilir. Bu nedenle nihai müşteri belgeleri girişimimizin önemli bir odak noktasıdır.

Bu belgeleri dijital ortama aktarmak için, halihazırda sahip olduğumuz hizmetlerin (örneğin denetime dayanıklı bir arşiv) yanı sıra, son kullanıcılara bu belgeleri dijital olarak sunacak bir çözüm olan bir Belge Yönetim Sistemi (kısaca 'DMS') kurduk. DMS, SAP veya depo hizmetleri gibi mevcut altyapıya doğrudan bağlı olduğu için bu belgelerin sunumu mevcut lojistik süreçlerine kolayca entegre edilebilir.

Dijitalleşmenin lojistik süreçlerimizin verimliliği ve doğruluğu üzerinde nasıl bir etkisi var?

Kağıtsız lojistiğin hayatını kolaylaştırır. Şeffaf ve doğru müşteri iletişimi sayesinde GDPR ile ilgili daha az sorun ve daha az şikayet olacaktır. Lojistik işlem süreleri kısaltılabilir, ölçeklenebilir ve işletmede meydana gelecek değişikliklere uyarlanabilir hale gelir. Sadece paketleme sürecini düşünün: Çalışanın artık basılı belgeleri (örneğin bir fatura) beklemesi ve ardından mühürlemeden önce bunları koliye elle yerleştirmesi gerekmiyor.

Müşteri belgelerini dijitale dönüştürme sürecinde karşılaşılan zorluklar ve çözüm önerileri

Son müşteri belgelerini dijitale çevirirken bazı zorluklar ortaya çıkmaktadır. Müşterilerimiz, kağıt faturaların olmamasının temerrüt ve müşteri hizmetleri taleplerinde artışa yol açacağından endişe duymaktadırlar. Ancak, elde ettiğimiz veri ve istatistikler, kağıtsız işlemlere geçiş yapan müşterilerimiz için bu endişelerin yersiz olduğunu göstermektedir. Bu başlangıç endişelerini gidermek için, değişikliği dikkatle yönetmeli ve iyi bir şekilde planlamalıyız.

Ek olarak, müşterilerimizin sürdürülebilirlik stratejileri çoğunlukla üretim süreçlerine odaklanmaktadır. Biz ve ESG uzmanlarımız, benzer markaları referans alarak, müşterilerimize tedarik zincirleri de dahil olmak üzere sürdürülebilir olmanın tüm yönlerini değerlendirmelerini öneriyoruz.

Müşterilerimiz, nihai müşteri faturalarının/belgelerinin dijitalleştirilmesinden hangi faydaları bekliyor?

Müşterilerimiz, son müşteri belgelerinin dijitalleştirilmesinden çeşitli faydalar beklemektedirler. İlk olarak, gereksiz sarf malzemeleri kullanmamak sürdürülebilirlik çabalarını destekler. Ayrıca, daha az sarf malzemesi kullanımı, yazıcı altyapısına yapılan yatırımların azalması ve işlem sürelerindeki kısalma ile maliyetlerde önemli tasarruflar sağlanabilir. En önemlisi, son müşteriler için sunulan mükemmel ve sadeleştirilmiş bir müşteri deneyimi, müşteri memnuniyetini artırır. E-ticaret sektörü giderek daha fazla kağıtsız işleme geçiş yaparken, birçok müşteri de artık tamamen dijital hizmetleri tercih etmektedir.

"Customer Experience Cloud" Kağıtsız Lojistik girişimine nasıl uyduğunu ve neyle ilgili olduğunu kısaca açıklayabilir misiniz?

'Customer Experience Cloud' (CXC), Arvato'nun müşterilerimizin nihai müşterileri için satın alma sonrası deneyimi geliştirmeye yönelik dijital ürünüdür. Temel hizmetlerden biri, nihai müşterilerin iadelerini dijital olarak kaydetmelerine olanak tanıyan, tamamen yönetilen ve entegre bir hizmet olan 'Çevrimiçi İade Merkezi'dir. Taşıyıcı ve hatta perakende iadeler için QR kodu oluşturma seçeneği, önceden basılmış iade etiketlerini geçersiz kılıyor.

Ayrıca, diğer iade belgeleri de gereksiz hale gelmektedir çünkü tüm ilgili bilgiler dijital iade kaydı tarafından sağlanmaktadır. Tamamen tutarlı bir dijital deneyim için, faturaların ve teslimat notlarının belge yönetim sistemi kullanılarak dijitalleştirilmesi, sunduğumuz hizmetlerin vazgeçilmez bir parçasıdır.

Bize Arvato'daki dijital sistem ile ilk geçiş yapan firmalardan birkaç örnek verebilir misiniz? Ve bizimle dijital lojistiğin etkisini gösteren birkaç örnek paylaşabilir misiniz?

Müşterilerimizden biri, Avrupa pazarına hizmet veren bir Alman ayakkabı üreticisi, hem son müşteri hem de depo süreç belgeleri için tamamen dijitalleşmiş lojistik sistemine geçti. Moda alanında Avrupa pazar lideri olan bir başka müşterimiz, son müşteri iletişimi için tamamen dijital ortama geçerek haftada 2,2 ton kağıt tasarrufu sağladı!

Japon bir elektronik bileşen üreticisi, B2B siparişleri için proaktif olarak dijitalleşmiş döküman sitemlerini benimsedi. Müşterileri, hangi belgelerin kağıt olarak gerekli olduğunu ve hangilerinin dijital olarak sağlanabileceğini yapılandırabiliyor. Bu da büyük bir tasarruf potansiyeli sağlıyor.

Diğer müşteriler hibrit çözümlere güveniyor: gelecekte kağıttan kaçınmak amacıyla belgeler dijital ve kağıt tabanlı olarak sağlanıyor. Markaların buradaki amacı, müşteri davranışını kademeli ve dikkatli bir şekilde uyarlamaktır.

Genel bakış ve eylem çağrınız: Sürdürülebilirlik açısından dijital lojistiğin geleceğini nasıl öngörüyorsunuz? Lojistikte dijitalleşmeyi ilerletmek için başka hangi adımları atmayı planlıyorsunuz?

Şimdiden çok şey başardık ama daha yeni başlıyoruz. Yeni Arvato işletmelerinin süreçlerinin mümkün olduğunca kağıtsız olacak şekilde tasarlanmasından ve organizasyon içinde kağıt tasarrufu amacıyla yapılan değişikliklerin giderek artmasından memnuniyet duyuyorum. Sonuç olarak, bu girişim bize yalnızca kağıt ve enerji tasarrufu yapma ve böylece sürdürülebilirlik hedeflerimiz üzerinde olumlu bir etki yaratma değil, aynı zamanda maliyet tasarrufu yapma fırsatı da sunuyor.

Bununla birlikte, son müşteri belgeleri üzerinde hala çok sayıda ikna çalışması yapılması gerekiyor ve bu da zaman alıyor. Arvato'daki ESG temsilcilerimizle olan güçlü işbirliğimiz mesajı yaymamıza yardımcı oluyor. Dijital ortama geçmek, sürdürülebilirlik stratejimiz ve aynı derecede önemli olan finansal performansımız için gerçek bir oyun değiştirici olabilir. Dönüşümü başlatmak için asla ne çok geç ne de çok erken.

Çalışanlarımız dökümantasyon süreçlerini tamamen dijitalleştirmiş bir lojistik şirketi olma misyonunu daha da kolaylaştırmak için neler yapabilir?

Çok şey. Bu küçük ölçekte başlar: çoğu zaman kağıt kullanımından kurumsal bir bakış açısıyla kaçınılabilir. Kendinize belirli bir belgenin gerçekten basılması gerekip gerekmediğini sorun. Ve süreci dijitalleştirmeye yönelik fikirler hakkında işletme sahibi veya hesap yöneticisiyle konuşun.