Logistyka bez użycia papieru

Przeprowadziliśmy wywiad z naszym kolegą dr Jensem Muth-Böhmem, który pracuje w naszym zespole ds. akceleracji cyfrowej, który tworzy wartość dla naszych klientów i ich klientów końcowych poprzez wykorzystanie cyfryzacji do zwiększenia wydajności operacyjnej.

Czy możesz pokrótce przedstawić nam, na czym polega inicjatywa Paperless Logistics?

Istnieją dwa główne powody, dla których powstała ta inicjatywa: Po pierwsze, zrównoważony rozwój staje się coraz większym priorytetem dla naszych klientów, a my w Arvato również ogłosiliśmy plan działania, aby stać się neutralnymi pod względem emisji dwutlenku węgla do 2030 roku. Po drugie, procesy oparte na papierze są nieefektywne i kosztowne ze względu na zużycie materiałów eksploatacyjnych, towarzyszącą im produktywność i ich wysoką wrażliwość ze względu na zależność od infrastruktury drukarek.

Dlatego też nasza inicjatywa Paperless Logistics ma na celu digitalizację wszystkich dokumentów o dużej objętości, które są drukowane powtarzalnie i optymalizację powiązanych procesów logistycznych. Obejmuje to dokumenty dla klientów końcowych, np. faktury i dowody dostawy, a także dokumenty wykorzystywane w procesach magazynowych, np. listy kompletacyjne lub listy załadunkowe.

W jaki sposób cyfryzacja dokumentów klienta końcowego jest zintegrowana z istniejącymi procesami logistycznymi i jak przyczynia się do zrównoważonego rozwoju?

Wyobraźmy sobie zamówienie B2C, w którym faktura, dowód dostawy, dokument zwrotu i etykieta zwrotna są drukowane i dołączane do paczki. Biorąc pod uwagę dużą liczbę rocznych zamówień B2C, firmy drukują miliony stron każdego roku, czego można uniknąć dzięki cyfryzacji: Klienci końcowi mogą następnie otrzymać te dokumenty pocztą elektroniczną lub po prostu pobrać je ze swojej strefy klienta w sklepie internetowym. Dlatego też dokumenty klientów końcowych są ważnym elementem naszej inicjatywy.

Aby zdigitalizować te dokumenty, stworzyliśmy system zarządzania dokumentami (w skrócie "DMS"), który jest koordynacją usług, które już posiadamy (np. archiwum odporne na audyt) oraz rozwiązanie do cyfrowego dostarczania tych dokumentów użytkownikom końcowym. Dostarczanie tych dokumentów można łatwo zintegrować z istniejącymi procesami logistycznymi, ponieważ DMS jest bezpośrednio połączony z istniejącą infrastrukturą, taką jak SAP lub usługi magazynowe.

Jaki wpływ ma cyfryzacja na wydajność i dokładność naszych procesów logistycznych?

Brak papierowych dokumentów ułatwia życie logistykom. Będzie mniej problemów związanych z RODO i mniej skarg dzięki przejrzystej i dokładnej komunikacji z klientami. Czasy przetwarzania logistycznego mogą zostać skrócone, stają się skalowalne i dostosowują się do nadchodzących zmian w biznesie. Wystarczy pomyśleć o procesie pakowania: Pracownik nie musi już czekać na wydrukowane dokumenty (np. fakturę), a następnie ręcznie umieszczać je w paczce przed jej zaklejeniem.

Czy istnieją jakieś wyzwania, które pojawiają się podczas konwersji na cyfrowe dokumenty klienta końcowego? Jak można im zaradzić?

Tak, są takie wyzwania. Nasi klienci często obawiają się, że bez papierowych faktur wzrośnie liczba niewywiązujących się z płatności i zapytań ze strony obsługi klienta. Jednak nasze fakty i liczby po prostu nie potwierdzają tej obawy w przypadku klientów przechodzących na papierowe faktury. Oczywiście taka zmiana musi być zarządzana ostrożnie i komunikowana z dużym wyprzedzeniem, aby przezwyciężyć początkowe obawy.

Co więcej, strategie zrównoważonego rozwoju prowadzone przez naszych klientów zazwyczaj koncentrują się na procesie produkcyjnym. Odnosząc się do podobnych marek i prezentując je, my i nasi eksperci ESG doradzamy klientom, aby rozważyli wszystkie aspekty stania się bardziej zrównoważonymi - także ich łańcuch dostaw.

Jakich korzyści oczekują nasi klienci z cyfryzacji faktur/dokumentów klientów końcowych?

Korzyści pojawiają się na różnych poziomach: Zrównoważony rozwój zyskuje dzięki unikaniu niepotrzebnych materiałów eksploatacyjnych. Oszczędności kosztów można uzyskać dzięki mniejszej ilości materiałów eksploatacyjnych, mniejszym inwestycjom w infrastrukturę drukarek i skróceniu czasu trwania procesów. Wreszcie, klient końcowy zyskuje na doskonałej i oszczędnej obsłudze klienta. Ponieważ cała branża e-commerce zmierza obecnie w kierunku procesów całkowicie pozbawionych papieru, wielu klientów domaga się obecnie w pełni cyfrowych usług.

Czy możesz pokrótce wyjaśnić, w jaki sposób "Customer Experience Cloud" wpisuje się w inicjatywę Paperless Logistics i na czym ona polega?

"Customer Experience Cloud" (CXC) to cyfrowy produkt Arvato mający na celu poprawę doświadczeń po zakupie dla klientów końcowych naszych klientów. Jedną z kluczowych usług jest "Online Returns Center", w pełni zarządzana i zintegrowana usługa, która umożliwia klientom końcowym cyfrową rejestrację zwrotów. Opcja generowania kodu QR dla zwrotów dokonywanych przez przewoźników, a nawet w handlu detalicznym, sprawia, że wstępnie wydrukowane etykiety zwrotne stają się zbędne.

Ponadto można wyeliminować inne dokumenty zwrotne, ponieważ wszystkie istotne informacje są dostarczane przez cyfrową rejestrację zwrotów. Aby zapewnić w pełni spójne doświadczenie cyfrowe, digitalizacja faktur i dowodów dostawy za pomocą systemu zarządzania dokumentami jest istotną częścią naszej oferty.

Czy możesz podać nam kilka przykładów pierwszych rozwiązań bez użycia papieru w Arvato? I czy możesz podać nam jakieś liczby, które pokazują wpływ logistyki bez papieru?

Jeden z naszych klientów, niemiecki producent obuwia obsługujący rynek europejski, całkowicie zrezygnował z papieru: zarówno dla klientów końcowych, jak i dla dokumentów procesowych w magazynie. Inny klient, europejski lider rynku mody, przeszedł na w pełni cyfrową komunikację z klientem końcowym, oszczędzając 2,2 tony papieru tygodniowo!

Japoński producent komponentów elektronicznych proaktywnie przyjął bezpapierowe podejście do zamówień B2B. Jego klienci mogą skonfigurować, które dokumenty są wymagane w formie papierowej, a które mogą być dostarczane cyfrowo. Zapewnia to ogromny potencjał oszczędności.

Inni klienci polegają na rozwiązaniach hybrydowych: dokumenty są dostarczane w formie cyfrowej i papierowej w celu uniknięcia papieru w przyszłości. Celem marek jest tutaj stopniowe i ostrożne dostosowywanie zachowań klientów.

Perspektywy i wezwanie do działania: Jak wyobrażasz sobie przyszłość logistyki bez papieru i cyfryzacji procesów pod względem zrównoważonego rozwoju? Jakie dalsze kroki planujesz podjąć, aby przyspieszyć cyfryzację w logistyce?

Wiele już osiągnęliśmy - ale dopiero zaczynamy. Cieszę się, że procesy dla nowych firm Arvato są zaprojektowane tak, aby były jak najmniej papierowe, a zmiany w organizacji są coraz bardziej ukierunkowane na oszczędność papieru. Podsumowując, inicjatywa ta daje nam możliwość nie tylko oszczędzania papieru i energii, a tym samym pozytywnego wpływu na nasze cele zrównoważonego rozwoju, ale także oszczędności kosztów.

Wciąż jednak pozostaje wiele do zrobienia w zakresie przekonywania do dokumentów klientów końcowych, a to wymaga czasu. Nasza silna współpraca z przedstawicielami ESG w Arvato pomaga nam rozpowszechniać tę wiadomość. Przejście na brak papieru może być prawdziwym przełomem dla naszej strategii zrównoważonego rozwoju i - co równie ważne - naszych wyników finansowych. Nigdy nie jest za późno ani za wcześnie na rozpoczęcie transformacji.

Co mogą zrobić nasi pracownicy, aby jeszcze bardziej ułatwić misję stania się w pełni papierową firmą logistyczną?

Bardzo wiele. Zaczyna się na małą skalę: często można uniknąć korzystania z papieru z organizacyjnego punktu widzenia. Zadaj sobie pytanie, czy dany dokument naprawdę musi zostać wydrukowany. Porozmawiaj z właścicielem firmy lub opiekunem klienta o pomysłach na cyfryzację procesu.