Logística sin papeles

Entrevistamos a nuestro colega el Dr. Jens Muth-Böhm, que trabaja en nuestro Equipo de Aceleración Digital, que crea valor para nuestros clientes y sus clientes finales utilizando la digitalización para aumentar la eficiencia operativa.

¿Puede explicarnos brevemente en qué consiste la iniciativa Paperless Logistics?

Hay dos razones principales para poner en marcha esta iniciativa: En primer lugar, la sostenibilidad es cada vez más una prioridad para nuestros clientes, y en Arvato también hemos anunciado un plan de acción para ser neutros en carbono en 2030. En segundo lugar, los procesos basados en papel son ineficientes y costosos debido al uso de consumibles, la productividad que los acompaña y su alta vulnerabilidad por la dependencia de la infraestructura de impresoras.

Por ello, nuestra Iniciativa de Logística sin Papel pretende digitalizar todos los documentos de gran volumen que se imprimen repetidamente y optimizar los procesos logísticos relacionados. Esto incluye documentos de clientes finales, como facturas y albaranes, así como documentos utilizados en procesos de almacén, como listas de selección o listas de carga.

¿Cómo se integra la digitalización de los documentos del cliente final en los procesos logísticos existentes y cómo contribuye a la sostenibilidad?

Imaginemos un pedido B2C en el que se imprimen y adjuntan al paquete una factura, un albarán, un documento de devolución y una etiqueta de devolución. Dado el gran número de pedidos B2C anuales, las empresas imprimen millones de páginas cada año, lo que puede evitarse mediante la digitalización: Los clientes finales pueden recibir estos documentos por correo electrónico o simplemente descargarlos desde su área de cliente de la tienda web. Por eso los documentos de los clientes finales son un foco importante de nuestra iniciativa.

Para digitalizar esos documentos, hemos creado un Sistema de Gestión de Documentos (abreviado "SGD"), que es una orquestación de los servicios que ya tenemos en marcha (por ejemplo, un archivo a prueba de auditorías) más una solución para proporcionar estos documentos digitalmente a los usuarios finales. El suministro de estos documentos puede integrarse fácilmente en los procesos logísticos existentes, ya que el DMS se acopla directamente a la infraestructura existente, como SAP o los servicios de almacén.

¿Qué impacto tiene la digitalización en la eficiencia y precisión de nuestros procesos logísticos?

La digitalización facilita la vida de los logísticos. Habrá menos problemas relacionados con el GDPR y menos reclamaciones gracias a una comunicación transparente y precisa con el cliente. Los tiempos de procesamiento logístico pueden acortarse, se vuelven escalables y adaptables a los próximos cambios en el negocio. Basta con pensar en el proceso de embalaje: El empleado ya no tiene que esperar a recibir los documentos impresos (por ejemplo, una factura) y colocarlos a mano en el paquete antes de sellarlo.

¿Existen retos a la hora de pasar a documentos digitales para el cliente final? ¿Cómo pueden superarse?

Sí, hay algunos. A nuestros clientes les suele preocupar que, sin facturas en papel, aumente el número de impagos y de consultas al servicio de atención al cliente. Pero nuestros datos y cifras simplemente no demuestran esta preocupación en el caso de los clientes que cambian al sistema sin papel. Por supuesto, este cambio debe gestionarse con cuidado y comunicarse con suficiente antelación para superar las preocupaciones iniciales.

Además, las estrategias de sostenibilidad impulsadas por nuestros clientes suelen centrarse en el proceso de fabricación. Tomando como referencia y mostrando marcas similares, nosotros y nuestros expertos en ESG aconsejamos a los clientes que tengan en cuenta todos los aspectos para ser más sostenibles, también su cadena de suministro.

¿Qué beneficios esperan nuestros clientes de la digitalización de las facturas/documentos del cliente final?

Los beneficios surgen a varios niveles: La sostenibilidad recibe un impulso al evitar consumibles innecesarios. Se ahorran costes gracias a una menor cantidad de consumibles, una menor inversión en infraestructura de impresión y una reducción de los tiempos de proceso. Y, por último, el cliente final se beneficia de una experiencia de cliente perfecta y ajustada. Dado que todo el sector del comercio electrónico está derivando hacia procesos totalmente sin papel, muchos clientes exigen ahora servicios totalmente digitales.

¿Puede explicarnos brevemente cómo encaja la "Nube de experiencia del cliente" en la iniciativa Logística sin papel y en qué consiste?

La "Nube de Experiencia del Cliente" (CXC) es el producto digital de Arvato para mejorar la experiencia post-compra de los clientes finales de nuestros clientes. Uno de los servicios clave es el "Centro de Devoluciones Online", un servicio totalmente gestionado e integrado que permite a los clientes finales registrar digitalmente sus devoluciones. La opción de generar un código QR para las devoluciones de transportistas e incluso de minoristas hace que las etiquetas de devolución preimpresas queden obsoletas.

Además, pueden eliminarse otros documentos de devolución porque el registro digital de devoluciones proporciona toda la información pertinente. Para que la experiencia digital sea totalmente coherente, la digitalización de facturas y albaranes mediante el sistema de gestión de documentos es parte vital de nuestra oferta.

¿Puede darnos algunos ejemplos de empresas pioneras en Arvato? ¿Y puede darnos algunas cifras que muestren el impacto de la logística sin papel?

Uno de nuestros clientes, un fabricante alemán de calzado que abastece al mercado europeo, se ha pasado completamente al sistema sin papel: tanto para los documentos de cliente final como para los documentos de proceso de almacén. Otro cliente, líder del mercado europeo de la moda, se ha pasado totalmente a la tecnología digital para la comunicación con el cliente final, con lo que ha ahorrado 2,2 toneladas de papel a la semana.

Un fabricante japonés de componentes electrónicos adoptó proactivamente el enfoque sin papel para los pedidos B2B. Sus clientes pueden configurar qué documentos se requieren en papel y cuáles pueden proporcionarse digitalmente. Esto permite un enorme potencial de ahorro.

Otros clientes recurren a soluciones híbridas: los documentos se facilitan digitalmente y en papel con el objetivo de evitar el papel en el futuro. El objetivo de las marcas en este caso es adaptar gradual y cuidadosamente el comportamiento de los clientes.

Perspectivas y su llamada a la acción: ¿Cómo ve el futuro de la logística sin papel y la digitalización de procesos en términos de sostenibilidad? ¿Qué otros pasos tiene previsto dar para avanzar en la digitalización de la logística?

Ya hemos conseguido mucho, pero no hemos hecho más que empezar. Me complace que los procesos de las nuevas empresas de Arvato se diseñen para prescindir del papel en la medida de lo posible y que los cambios se impulsen cada vez más dentro de la organización con el objetivo de ahorrar papel. En conjunto, esta iniciativa nos ofrece la oportunidad no sólo de ahorrar papel y energía y, por tanto, de repercutir positivamente en nuestros objetivos de sostenibilidad, sino también de ahorrar costes.

Sin embargo, aún queda mucho trabajo de persuasión en los documentos de los clientes finales, y eso lleva tiempo. La estrecha colaboración con nuestros representantes de ESG en Arvato nos está ayudando a difundir el mensaje. Prescindir del papel puede suponer un verdadero cambio para nuestra estrategia de sostenibilidad y, lo que es igual de importante, para nuestros resultados financieros. Nunca es demasiado tarde ni demasiado pronto para iniciar la transformación.

¿Qué pueden hacer nuestros empleados para facilitar aún más la misión de convertirnos en una empresa logística que funcione totalmente sin papel?

Mucho. Esto empieza a pequeña escala: a menudo puede evitarse el uso de papel desde un punto de vista organizativo. Pregúntese si realmente es necesario imprimir un determinado documento. Y hable con el propietario de la empresa o el gestor de cuentas sobre ideas para digitalizar el proceso.